プロジェクトを管理する

プロジェクトの管理はとても単純。やらなければならないことを把握しそれをきっちり終わらせればよいだけ。仕事の段取りをつけたり、進捗状況を見守ったり、その様子を関係者に報告したり・・・それほど難しくはありません。でももし、それをあなたが自分でマネジメントできないなら、誰かできる人を探しましょう。

「プロジェクトを管理するのは難しいことではない。やるべきことをやるだけでいいのだ。」

プロジェクトをきちんと管理するといいことがあります。完成品の出来が素晴らしいのも然り、また次の仕事につながる可能性や、より大きな利益を生むことも。管理の仕方次第で、クライアントは満足もするし、反対に腹を立てて最後の支払いをしてくれなくもなります。(その最後の支払いがあなたの報酬に充てられることが多い。)プロジェクト管理は確かに重要です。大規模なプロジェクトにおいては、クライアントから有能なプロデューサーやプロジェクトマネージャーをつけることを要求されるだけでなく、クライアントがそうした監督的立場の人間を自ら指名することもあります。

プロジェクト管理は、仕事自体が決定する以前から始まっていると言えますね。その仕事をすることによって起こる事象を順序立てて予見し、書き出し、理解していなければなりません。そして作品を提出し、支払いと収益を確認する。クライアントに満足であるかどうか確認する電話を一本入れて、ようやく終了します。プロジェクト管理においては、情報収集がまず肝心。プロデューサーやプロジェクトマネージャーが、現状を本当の意味で把握しているというのが何よりも大切なのです。プロデューサーやプロジェクトマネージャーは、問題点や変更点を早い段階で見極め、それに準じた対応を迫られます。もちろん、変更があった後でもきちんと収益があがるかどうかもチェックしていなければなりません。クライアントから苦情がでると、自分たちの利益をあきらめて他の仕事を追加したり、自らの報酬を減額するなどしてしまう事も多く見られます。実際のところ、期日を守り、当初の予算通りにプロジェクトを終えるのは難しいことなのです。

「有能なプロジェクトマネージャーは問題が起こった時でも妥協をしないもの。問題解決の為により努力するだけだ。」

利益を計上するためには、経費の管理は欠かせません。多くのクリエイティブの会社が、経理上のシステム、収支や日々の経費を管理するシステムを必要としていることでしょう。経費に、同意したパーセンテージで「マークアップ」を加算し、クライアントに示す場合、クライアントが予期していない出費について驚かないように、その時点での支出の詳細を報告しなければなりません。よりよい結果がでるのであれば追加の予算二合意するクライアントは少なくありません。クリエイティブな作品の制作に関わっていると、当初考えていた計画通りになかなか事が進まないことも多くあります。しかしプロジェクトが終了した後で、同意した金額の倍にもなる報酬を請求されるのを歓迎するクライアントはいません。プロジェクトに関する情報を整理するには、データベースが有効なツールとなります。またスプレッドシートを使うほうが、靴箱いっぱいにたまったコーヒーの染み付きレシートをひっくり返して整理するより便利であることは言うまでもないでしょう。

プロジェクト管理の計画の中では、時期と期間を決めるタイムプランも非常に重要です。締め切り直前には徹夜になることも普通ですね。ギリギリになってようやく作業に集中し出したり、直前になって追加の作業が発生する・・・締め切りとはそういうものなのです。しかし、締め切りに間に合わないことを恐れて、妥協が出てしまってはいけません。クリエイティブの作業は段階を踏んで進められていくものが多い。アイデアを探し、草案を作り、練り直し、完了する。それぞれの段階における作業も、次に進むまでに何度も繰り返されたりしますが、各段階で小さな締め切り日を決め、その日をある程度の目標にしながら全体の作業に取り組んでいく。そうした計画性が、よい作品を生み出す結果につながるのではないでしょうか。

「締め切りは好きだ。締め切りがビューッと過ぎていく、あの音が好きなのだ。」~ ダグラス・アダムス(英放送作家)